TRYB ROZPATRYWANIA SPRAW, SKARG I WNIOSKÓW

Zasady ogólne:

• Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego oraz w przepisach szczegółowych.
• Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego
• Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą naczelnicy oraz pracownicy zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków.
• Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg wniosków i interwencji sprawuje Wydział Organizacyjny.
• Wydział Organizacyjny zobowiązany jest do dokonywania okresowych ocen sposobu załatwiania indywidualnych spraw obywateli i przekładania ich Sekretarzowi.

Zasady postępowania ze sprawami:

• Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczegółowe dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.
• Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.
• Kancelaria Urzędu prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków indywidualnych wpływających do Urzędu oraz skarg zgłoszonych w czasie przyjęć interesantów przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza lub Sekretarza.
• Wydziały prowadzą rejestry skarg wpływające bezpośrednio do nich.

Pracownicy przyjmujący interesantów zobowiązani są do:

• udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,
• rozstrzygania spraw w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia,
• informowania zainteresowanych o stanie załatwiania ich sprawy,
• powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygania sprawy,
• informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć

Przyjęcia Interesantów:

• Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej lub telefaksowej.
• Burmistrz, Zastępcy Burmistrza przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w jednym wyznaczonym dniu tygodnia.
• Sekretarz i Dyrektorzy Wydziałów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia, w ramach swoich możliwości czasowych.
• Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy Urzędu.
• Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły, jeżeli nie zostaną wniesione na piśmie.

Rozpatrywanie skarg i udzielanie odpowiedzi należy do: 

Burmistrza, jeżeli skarga dotyczy niewłaściwego działania pracownika Urzędu Miejskiego.

Skargę na pracownika jednostki organizacyjnej podległej Radzie rozpatruje kierownik tej jednostki, a  skargę na kierownika jednostki – Rada Miejska.

Odpowiedź na skargę lub wniosek winna zawierać wyjaśnienia istotnych okoliczności sprawy, ustosunkowanie się do wszystkich zarzutów podniesionych w skardze lub propozycji zawartych we wniosku, oraz jednoznaczną informację o przyjętych rozstrzygnięciach.

.

Dyrektorzy wydziałów odpowiedzialni są za:

• właściwe prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
• terminowe załatwianie skarg i wniosków
• Zapoznawanie Wydziału Administracyjnego i Kadr z prowadzoną dokumentacją załatwianych spraw przez wydział.