Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Opocznie

TRYB ROZPATRYWANIA SPRAW, SKARG I WNIOSKÓW

Zasady ogólne:

  • Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego oraz w przepisach szczegółowych.
  • Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego
  • Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą naczelnicy oraz pracownicy zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków.
  • Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg wniosków i interwencji sprawuje Wydział Organizacyjny.
  • Wydział Organizacyjny zobowiązany jest do dokonywania okresowych ocen sposobu załatwiania indywidualnych spraw obywateli i przekładania ich Sekretarzowi.

Zasady postępowania ze sprawami:

  • Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczegółowe dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.
  • Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.
  • Kancelaria Urzędu prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków indywidualnych wpływających do Urzędu oraz skarg zgłoszonych w czasie przyjęć interesantów przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza lub Sekretarza.
  • Wydziały prowadzą rejestry skarg wpływające bezpośrednio do nich.

Pracownicy przyjmujący interesantów zobowiązani są do:

  • udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,
  • rozstrzygania spraw w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia,
  • informowania zainteresowanych o stanie załatwiania ich sprawy,
  • powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygania sprawy,
  • informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć

Przyjęcia Interesantów:

  • Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej lub telefaksowej.
  • Burmistrz, Zastępcy Burmistrza przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w jednym wyznaczonym dniu tygodnia.
  • Sekretarz i naczelnicy przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia, w ramach swoich możliwości czasowych.
  • Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy Urzędu.
  • Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły, jeżeli nie zostaną wniesione na piśmie.

Rozpatrywanie skarg i udzielanie odpowiedzi należy do: 

Burmistrza, jeżeli skarga dotyczy niewłaściwego działania pracownika Urzędu Miejskiego.

Skargę na pracownika jednostki organizacyjnej podległej Radzie rozpatruje kierownik tej jednostki, a  skargę na kierownika jednostki – Rada Miejska.

Odpowiedź na skargę lub wniosek winna zawierać wyjaśnienia istotnych okoliczności sprawy, ustosunkowanie się do wszystkich zarzutów podniesionych w skardze lub propozycji zawartych we wniosku, oraz jednoznaczną informację o przyjętych rozstrzygnięciach.

.

Naczelnicy wydziałów odpowiedzialni są za:

  • właściwe prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
  • terminowe załatwianie skarg i wniosków
  • Zapoznawanie Wydziału Organizacyjnego z prowadzoną dokumentacją załatwianych spraw przez wydział.